Do każdej czynności dokonywanej w kancelarii notarialnej potrzebujemy dane osobowe klientów:
- przy osobach fizycznych - imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania, ewentualnie adres do doręczeń, NIP osób, które prowadzą działalność gospodarczą,- przy osobach prawnych np. spółkach - aktualny odpis z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), numery REGON i NIP jeśli nie ma ich podanych w odpisie z KRSu, ewentualnie adres do doręczeń; poza tym dane osób fizycznych reprezentujących osobę prawną - imiona, nazwisko, numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania oraz uchwały Spółki zawierające zgody na dokonanie konkretnych czynności, chyba, że z ustawy albo umowy Spółki wynika, że uchwała nie jest potrzebna.
Proszę zwrócić uwagę na daty ważności dowodów osobistych lub paszportów. Jeśli dane ujawnione w dowodzie osobistym uległy zmianie, jego ważność kończy się z upływem trzech miesięcy od zmiany. W przypadku zmiany nazwiska w związku z zawartym małżeństwem, można legitymować się dowodem osobistym lub paszportem wraz z odpisem skróconym aktu małżeństwa, jednak w przypadku dowodu osobistego, nie dłużej niż przez okres wspomnianych trzech miesięcy.
1. UMOWA SPRZEDAŻY LOKALU LUB BUDYNKU:
a) odpis zwykły z księgi wieczystej (chyba, że jest to spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu bez założonej księgi wieczystej),
b) zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu (tylko przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu),
c) podstawa nabycia,*
d) data wydania lokalu lub budynku,
e) cena i sposób płatności, numer konta Sprzedającej Strony, nawet jeśli cena już została zapłacona,
f) zaświadczenie, że w lokalu lub budynku nikt nie jest zameldowany.
2. UMOWA SPRZEDAŻY LOKALU LUB BUDYNKU Z USTANOWIENIEM HIPOTEKI DLA ZABEZPIECZENIA KREDYTU UDZIELONEGO NA ZAKUP LOKALU LUB BUDYNKU:
a) odpis zwykły z księgi wieczystej (chyba, że jest to spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu bez założonej księgi wieczystej),
b) zaświadczenie ze spółdzielni stanowiące podstawę założenia księgi wieczystej (tylko przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu bez założonej księgi wieczystej),
c) podstawa nabycia, *
d) data wydania lokalu lub budynku,
e) cena i sposób płatności, numer konta Sprzedającej Strony,
f) zaświadczenie, że w lokalu lub budynku nikt nie jest zameldowany,
g) umowa kredytowa,
h) oświadczeniu Banku o ustanowieniu hipoteki wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na takim oświadczeniu.
3. UMOWA SPRZEDAŻY DZIAŁKI:
a) odpis zwykły z księgi wieczystej,
b) podstawa nabycia, *
c) data wydania,
d) cena i sposób płatności, numer konta Sprzedającej Strony, nawet jeśli cena już została zapłacona,
e) wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu albo zaświadczenie o jego braku z wypisem z rejestru gruntów,
f) jeśli są, decyzja o warunkach zabudowy, pozwolenie na budowę,
g) przy wydzielaniu działki do nowej księgi wieczystej wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (z okrągłą pieczęcią Starosty).
4. UMOWA SPRZEDAŻY DZIAŁKI Z USTANOWIENIEM HIPOTEKI DLA ZABEZPIECZENIA KREDYTU UDZIELONEGO NA JEJ ZAKUP:
a) odpis zwykły z księgi wieczystej,
b) podstawa nabycia, *
c) data wydania,
d) cena i sposób płatności, numer konta Sprzedającej Strony,
e) wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu albo zaświadczenie o jego braku z wypisem z rejestru gruntów,
f) jeśli są, decyzja o warunkach zabudowy, pozwolenie na budowę,
g) przy wydzielaniu działki do nowej księgi wieczystej wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (z okrągłą pieczęcią Starosty).
h) umowa kredytowa,
i) oświadczeniu Banku o ustanowieniu hipoteki wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na takim oświadczeniu.
5. UMOWA DAROWIZNY DZIAŁKI, BUDYNKU LUB LOKALU:
a) numer księgi wieczystej (chyba, że jest to spółdzielcze własnościowe prawo bez założonej księgi wieczystej),
b) zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu (tylko przy spółdzielczym własnościowym prawie),
c) podstawa nabycia, *
d) data wydania,
e) informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla darczyńców (tylko przy darowiźnie lokalu lub budynku),
f) informacja czy ustanowiona służebność ma być ujawniona w księdze wieczystej (tylko przy darowiźnie lokalu lub budynku).
g) przy darowiźnie działki i jej wydzielaniu do nowej księgi wieczystej wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (z okrągłą pieczęcią Starosty).
6. TESTAMENT:
a) dane osoby powoływanej do spadku lub wydziedziczonej (imiona, nazwisko, imiona rodziców, adres zamieszkania, data i miejsce urodzenia),
b) przy zapisie windykacyjnym szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zapisu; jeśli przedmiotem jest np.: nieruchomość, to wszystkie istotne informacje znajdują się w odpisie z księgi wieczystej lub akcie notarialnym obejmującym umowę nabycia nieruchomości,
c) informacja czy testator (autor testamentu) będzie wnosił czy nie o zarejestrowanie sporządzonego testamentu w notarialnym rejestrze testamentów (NORT), prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną.
7. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:
a) odpis aktu zgonu spadkodawcy,
b) numer PESEL spadkodawcy,
c) odpisy aktów urodzenia spadkobierców ustawowych, którzy noszą nazwisko spadkodawcy albo odpisy aktów małżeństwa spadkobierców ustawowych, którzy zmienili nazwisko zawierając małżeństwo,
d) testamenty, w tym zmiany i odwołania,
e) numery ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości wchodzących w skład spadku.
8. OŚWIADCZENIA O ODRZUCENIU LUB PRZYJĘCIU SPADKU:
a) odpis aktu zgonu spadkodawcy,
b) informacje o pozostałych spadkobiercach takie jak: imiona i nazwiska oraz adresy zamieszkania.
9. PEŁNOMOCNICTWO:
a) dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania),
b) informacja o zakresie umocowania (co może pełnomocnik), przy czym zakres ten może być ogólny, rodzajowy lub szczególny.
10. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (np. rozdzielność)
- odpis skrócony aktu małżeństwa.
11. UMOWA SPÓŁKI
- informacje dotyczące osób wspólników oraz postanowień umowy.
WAŻNE INFORMACJE:
Każda z wyżej wymienionych umów może być poprzedzona zawarciem umowy przedwstępnej, do zawarcia której nie są potrzebne wszystkie wyżej wymienione dokumenty.
Przy udzielaniu pełnomocnictwa nie musi być pełnomocnika.
* Dokumentem będącym podstawą nabycia mieszkania, domu lub działki jest:
- wypis aktu notarialnego,
- umowa ze spółdzielnią lub przydział,
- odpis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
- wypis aktu poświadczenia dziedziczenia.
Jeżeli przedmiotem zbycia (np. sprzedaż lub darowizna) albo obciążenia (np. ustanowienia hipoteki lub służebności) ma być mieszkanie, dom lub działka nabyta w drodze dziedziczenia, niezbędnym jest przedłożenie notariuszowi zaświadczenia z urzędu skarbowego dotyczącego obowiązku zapłaty podatku od spadku lub jego braku. Nie ma tu znaczenia data nabycia, taki dokument jest zawsze wymagany.
Jeżeli przedmiotem zbycia albo obciążenia ma być mieszkanie, dom lub działka nabyta w drodze zapisu, darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności, niezbędnym jest przedłożenie notariuszowi zaświadczenia z urzędu skarbowego dotyczącego obowiązku zapłaty podatku od tych czynności lub jego braku. Dotyczy to sytuacji, w których zbywca nabył przedmiot umowy po 1 stycznia 2007 roku.
Jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi geodezyjnemu, a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej, do aktu notarialnego trzeba przedłożyć ostateczną decyzję zatwierdzającą podział nieruchomości wraz z załączonym do niej wykazem zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (z okrągłą pieczęcią Starosty).
Jeżeli przedmiotem umowy jest budynek nieujawniony w księdze wieczystej, do aktu notarialnego trzeba przedłożyć wypis z rejestru gruntów z wyciągiem z kartoteki budynków wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (z okrągłą pieczęcią Starosty).
Przy umowach zniesienia współwłasności, działu spadku lub podziału majątku wymagane są odpowiednio dokumenty opisane w punktach od 1 do 5.
Przy akcie poświadczenia dziedziczenia muszą stawić się wszyscy spadkobiercy (ustawowi i testamentowi). Oznacza to, że nawet jeśli jest testament, w którym została powołana do dziedziczenia jedna osoba, w kancelarii muszą stawić się również spadkobiercy, którzy dziedziczyliby spadek z ustawy.
Do przygotowania projektu aktu notarialnego wystarczy dostarczyć kopie dokumentów (osobiście, mailem lub faxem), a oryginały okazać lub przedłożyć przy podpisywaniu umowy.